Preguntas frecuentes sobre agencias asociadas

¿Cómo me configuro como usuario?
Your Agency will receive online ordering access information before or immediately after your orientation. If you would like to add users, please email cprteam@ntfb.org con el nombre del usuario incluyendo la dirección de correo electrónico, el nombre de la agencia y el número.

¿Quién debería configurarse como usuario?
Recomendamos que el director de la agencia, el gerente de la despensa o la persona de contacto con alimentos y su cocinero (si corresponde) se configuren como usuarios. Actualmente no hay límite en el número de usuarios por agencia.

¿Puedo agregar algo a mi pedido después de haber enviado mi carrito?
You may edit any previous order as long as it is at least 3 business days prior to the pickup or delivery time of your previously submitted order and the pencil icon is present. 

¿Cuándo se me notificará el estado de mi pedido?
After ordering through the online shopping system, you will be emailed an acknowledgement letting you know that your order request has been received by the Food Bank. At that time, you may check the order management component of the shopping system for your order status that will say “Acknowledged.” If you have any questions, you may submit a ticket through the online portal. 

¿Qué son los artículos con cargo por manejo (HF)?
Currently NTFB does not charge handling fees for most of our product with the exception for kitted boxed or bagged items. Ex: Family Relief boxes and Kitted produce bags are $2 per kit and may be revised at the discretion of the NTFB Board of Directors.

¿Cuándo vence mi pedido?
Your order is due by close of business three business days before your scheduled delivery time or your chosen pick-up date. Example: I normally receive/ pick up my order on Monday, so my order must be submitted by close of business on the prior Wednesday, allowing Thursday and Friday for my order to be fulfilled.

¿Qué pasa si no realicé mi pedido a tiempo?
If your order was not placed on time, you can submit an Agency service desk ticket with a request to expedite; upon approval from NTFB staff there will be a service fee of $250 to process that request. If your Agency does not want to incur a service fee, then unfortunately, you will not receive an order due to the policy in place to ensure prompt and accurate orders for every Agency. No exceptions can be made to this policy.

¿Con qué frecuencia se actualiza la lista de compras?
The shopping list is represented in real-time, so items and quantities can change as often as every three minutes. You must refresh the online page in order to see the real-time status of a product. Remember, items are on a first-come, first-served basis.  Depending on the number of orders, some items may be out of stock by the time an Agency’s order is processed.

¿Recojo mi pedido con cita previa o sin cita previa?
All orders are processed according to the appointment schedule set in the online shopping system from 6:30am – 3:30pm, Monday through Friday and is selected by the Agency at the time of placing their order.

¿Puedo agregar algo de la lista de compras de esta semana al pedido de la semana pasada?
Yes, you may edit an order as long as it is before close of business three business days before the delivery or pickup date.

Example: If an order was placed on Thursday to be picked up on Tuesday and there are items that you would like to add, then you may edit your order up to close of business three business days prior to your shipment date which would be Thursday close of business in this example. Saturday and Sunday are not considered business days.

¿Es apropiado dar propina al personal de NTFB por su ayuda o apoyo a nuestras agencias?
Aunque apreciamos mucho sus sentimientos, no es apropiado dar propina a los miembros del personal por su ayuda y apoyo. De hecho, aceptar personalmente un obsequio va en contra de la política de la empresa y pedimos que los empleados no se vean obligados a elegir si aceptan o no un obsequio personal. Dar propina a un miembro del personal de NTFB puede poner en peligro el trabajo del destinatario y ser motivo de pérdida de la membresía de la Agencia con NTFB. Si desea hacer una donación o contribuir de alguna manera general al Banco de Alimentos, comuníquese con el departamento de filantropía, y ellos le informarán de las necesidades y formas en las que realizar la donación.

¿Es apropiado entregar tarjetas de regalo al personal de NTFB para mostrar su agradecimiento?
El personal de NTFB no puede aceptar obsequios personales o tarjetas de regalo de agencias asociadas o de su personal. Si una Agencia desea entregar un obsequio personal o tarjetas de obsequio, la donación se entregará inmediatamente al Director de Recursos Humanos para que el obsequio esté disponible para todo el personal a través de un sorteo.

¿Puedo traer comida y bocadillos para compartir con el personal de NTFB?
Es aceptable hacerlo si los artículos no están destinados a un miembro del personal en particular y estarán disponibles para todo el personal de NTFB.

¿Necesito conservar mis facturas?
Yes, it is a requirement to keep all NTFB invoices with one signature for three years.

What if my invoice is incorrect?
You will need to submit a credit memo request or a service ticket via the Agency service desk at Agency service desk. You will be issued a credit for those items not received if we receive a credit request within three business days of invoice.

¿Qué debo hacer si el conductor llega tarde?
We ask that you give the truck 30 minutes past the set time, in case driving conditions or cargo loading causes late arrival. If the truck is over 30 minutes late, submit an urgent Agency service desk ticket and we will provide you with an estimated time of arrival.

¿Cómo se debe dividir el producto entre las agencias?
In general, any produce sent in bulk should be dispersed EVENLY between the partners. If a partner needs more or less of the produce, that should be discussed and agreed upon by the partners and not solely decided upon by the Site Coordinator. If you receive produce in bulk to share, NTFB invoices on an Agency rotation to evenly distribute weight for the agencies so no one Agency gets credit for all produce pounds. If any questions of fairness arise, contact your Community Partner Relations representative at cprteam@ntfb.org

¿Necesito tener mi palet cubierto al recoger?
Todos los representantes de las agencias asociadas que reciban productos refrigerados, ya sea del NTFB o de los sitios de entrega grupal, deberán usar las mantas para palés para transportar las mercancías. Cada socio recibirá una manta sin cargo, cualquier manta adicional necesaria tiene un costo asociado. Si su agencia necesita un reemplazo o mantas adicionales, envíe un correo electrónico cprteam@ntfb.org para esos.

¿Tengo que completar la capacitación en derechos civiles todos los años?
Yes, you must have any staff and volunteers who regularly interact with neighbors, trained on civil rights standards, per USDA guidelines. This training must be conducted yearly, and the time of training is the discretion of the Agency. A training log must be signed for all that attended training and that log must be kept for two years. The training video is available on the Agency Zone Webpage.

¿Cuánto tiempo dura una certificación de manipulador de alimentos y gerente de seguridad alimentaria?
Food Handler Certification is good for two years and Food Safety Manager Certification is good for five years. The Food Handler Certification is a requirement for all pantries and Supplemental Programs and the Food Safety Manager Certification is required for all on-site feeding programs (meaning they prepare and serve food at the Agency). All agencies should have one of these certifications.

¿Cuándo necesito una inspección sanitaria de la ciudad?
Whenever you are cooking food for others, your kitchen must be inspected by the city or state and must meet their local health regulations if applicable for your city or county. These inspections times may vary; check with your county or city to get their inspection policy. This includes daycares, senior centers, soup kitchens, shelters, and any other program that prepares and serves hot meals.

¿Qué hago si cambia nuestra ubicación?
Inform a member of the Community Partner Relations Team immediately for a site evaluation and approval and request an address change from the IRS so they can update your 501(c)3. We will need a copy of their confirmation for our records. Agency must notify NTFB of any changes to their tax status within 30 days.

¿Puedo darle comida a cualquiera que parezca que la necesita?
Food provided by the Food Bank can only be given to neighbors that meet financial eligibility; those levels are provided by the state to us and our member network. In case of one-time emergencies, you may provide food to anyone who states they have a need. Upon a return visit by this person, you will need to gather their household income and compare with the state’s TEFAP income guidelines.

¿Podemos recaudar fondos utilizando alimentos proporcionados por NTFB?
Los alimentos proporcionados por el Banco de Alimentos nunca pueden ser entregados a cambio de dinero, mercadería, esfuerzos de voluntarios o cualquier otro sistema de pago en especie. Cualquiera de las actividades mencionadas anteriormente puede ser motivo de pérdida de membresía con NTFB.

¿Cuántas veces debo actualizar los registros de temperatura?
Los registros deben actualizarse cada vez que su programa esté en funcionamiento o al menos dos veces por semana, lo que sea mayor. Los registros deben mantenerse en todos los congeladores y refrigeradores.

¿Podemos rezar o hacer que los clientes asistan a un servicio religioso antes de repartir comida?  
Religious programming cannot be required for receiving food assistance. Signs and literature can be present and made available at the site as well as invitations to participate in activities after food is provided to neighbors, provided it is made absolutely clear that participation is not mandatory.

What if we want to change our distribution times for neighbors?
Inform the Food Bank immediately if you change distribution times and update your records via “update my account” Bullseye. Remember, NTFB Partner Agency pantries must be open to the public a minimum of once per week for at least three hours in urban areas and minimum of once per month in rural areas for a total of at least three hours per month as stated in your Partner Agency Agreement.

¿Qué hago si quiero comenzar un programa de alimentación adicional?
Informe al Banco de Alimentos de su deseo de agregar un programa y le informaremos sobre el proceso para recibir el permiso y cambiar su estado de miembro. NO use el producto del banco de alimentos en un programa que no haya sido debidamente aprobado por el banco de alimentos.

¿Cuándo vence mi informe mensual? ¿Qué pasa si no entrego mi informe?
Reports are due by the 5th of each month, for the previous month. If you fail to submit your reports, your account will be placed on hold and you will not be able to place any new orders or receive produce.

What is the purpose of monthly reports?
NTFB uses these numbers to report to Texas Department of Human Services to determine future allocations of USDA commodities. These numbers are also provided to Feeding America to use as hunger facts when procuring food products and lobbying for more funds allocated through Congress.

¿Cómo sé que he enviado correctamente mi informe mensual?
Once you have submitted the report, you will see completed report in my responses section. If your Agency has any edits to make on a submitted report, then you may do so for those reports in the “my reports” section.

What should I do if I am having technical issues with my computer, and cannot transmit my monthly report?
Submit an Agency service desk ticket with all the details to help us better serve you. Since the monthly reports are submitted via Agency Express, you can enter your reports from any computer or mobile device. (Ex: Library, home, or someone else’s computer.)

What questions should I put on my neighbor intake forms to make the monthly reporting process easier
Pantry program intake forms can include names and age breakdown of each household member receiving assistance; on-site feeding programs can gather their numbers based on a sign-in sheet or an intake form.

What do I do if I forget my Agency Express password?
Simply click forgot my password feature on the login page. Submit an Agency service desk ticket if you need assistance finding your username (generally usernames are first initial and last name, ex: dlawson)

What if I do not get my monthly report submitted by the 5th of the month?
Your Agency could get placed on hold until that report is received and entered. If your Agency is placed on hold, please allow up to 24 hours after you have submitted your report for the hold to be removed. That means you will not be able to receive an order or pick up any produce.

Does my login work to access my monthly reports on Agency Express?
Yes, if you have a login to submit orders than you have access to submit monthly reports via Agency Express. However, if you do not have access to submit orders but you need access to submit reports, please send an Agency service desk ticketing requesting access to submit monthly reports only and your login info will be emailed to you once set up.

How much will my Agency be charged to expedite an order?
The following situations will incur a $250 expedite fee:

• Adding or removing item(s) to an existing order past the editing window (order in released status) for Agencies
• Moving an order up to a date less than three business days from the revised delivery/pick-up date
• Requesting a new order be placed for delivery or pick up past the ordering deadline

How much will I be charged for canceling an order after in processing stage?
You will be charged $250 or a restock fee for any orders canceled past the editing window (released status). Any orders canceled after being invoiced will be considered a restock.

Si no puedo ubicar mi copia de una factura, ¿con quién me comunico para una reimpresión?
Tenga cuidado de archivar sus facturas para que este no sea un evento recurrente. Si pierde una factura, puede enviar su solicitud por correo electrónico al Departamento de Contabilidad de NTFB al acctrec@ntfb.org. Please include your Agency name, phone number and the invoice number that you are requesting copies of.

Cuando realizo un pago, ¿cómo sé que se ha recibido?
Currently, we do not have a feature that will allow you to see your payment that is received. Look at the following month’s statement to see if the invoices you paid previously are listed as outstanding. For further information on those invoices, please email acctrec@ntfb.org.

¿Cuándo debo esperar mi estado de cuenta?
Usually, they are mailed by the 5th of each month. If you do not receive your statement by the 18th, please contact the Accounting Team at acctrec@ntfb.org.

¿Qué pasa si estoy atrasada?
If your Agency account has invoices 61-90 days past due, the Agency will be contacted by email. If your Agency account has invoices over 90 days past due, the Agency will be placed on accounting hold and will not be unable to order or receive food until the account is brought current.

¿Puedo pagar en efectivo?
We do not accept cash or personal checks. You must pay using a company check, cashier’s check, or money order. 

¿Puedo ver mi saldo en línea?
No en este momento.

¿Qué es Agency University?
Agency University (AU) es un programa educativo del North Texas Food Bank (NTFB). A través de los cursos que se ofrecen en el Banco de Alimentos y en línea, las Agencias aprenden valiosas habilidades de desarrollo de capacidades en diversas áreas del desarrollo sin fines de lucro, empoderando a las Agencias e inspirando el crecimiento organizacional.

¿Cómo afecta a mi agencia participar en AU?
Cada curso de AU está diseñado para presentar información valiosa de una manera realista y accesible. Las habilidades que puede desarrollar incluyen desde las mejores prácticas de salud y nutrición hasta estrategias de recaudación de fondos y conceptos básicos de contabilidad. ¡Todo lo que tiene que hacer es implementar sus nuevas habilidades en su organización después de tomar la clase!

¿Cuántas clases debo tomar?
La NTFB recomienda encarecidamente, pero no exige, que se completen las clases de AU.

¿Cuánto cuesta tomar una clase en AU?
¡AU es completamente GRATIS para todas las agencias asociadas de NTFB!

¿Dónde se llevan a cabo las sesiones?
Los cursos de Australia están disponibles en línea. Referirse a Sección Agency University de nuestra página de recursos para agencias asociadas para obtener información específica sobre el curso.

¿Cómo puedo registrarme?
Envíe un correo electrónico al cprteam@ntfb.org y solicite un inicio de sesión. Una vez que hayamos recibido la solicitud, se le enviará una invitación por correo electrónico de Learn Upon. Este enlace es exclusivo de su dirección de correo electrónico y debe configurar un perfil antes de acceder a los cursos ofrecidos. Si no recibe la invitación, compruebe las carpetas de correo no deseado de Learn Upon. 

¿Cómo puede mi organización o iglesia obtener alimentos del North Texas Food Bank?
Los siguientes son necesarios para convertirse en una agencia asociada: 
• Ser reconocido por el Servicio de Impuestos Internos como una organización benéfica 501 (c) 3 sin fines de lucro.
• Ofrecer servicios directamente a enfermos, necesitados o niños (menores de 18 años), de forma gratuita y sin necesidad de asistir a ningún tipo de servicio.
• Distribuya los alimentos como una caja de alimentos de emergencia o como una comida o refrigerio preparado en el lugar para consumir en las instalaciones.
• Funcionamiento continuo como programa de alimentación durante al menos 1 mes.
• Los sitios del programa son tratados por un control de plagas autorizado al menos dos veces al año.

Complete la solicitud de pantalla previa que se encuentra en la pestaña Asociación en la Zona de agencias. 

Si se aprueba su solicitud de preselección, se completará una solicitud formal y se realizará una visita al sitio. Si la solicitud formal otorga la membresía, se realizará una segunda visita al sitio y se emitirá una invitación a la Orientación.

¿Cómo debo manejar las solicitudes de nutrición de los clientes con necesidades especiales?
Many of your neighbors may be facing health problems such as diabetes, heart disease, hypertension, and obesity. Others may have food allergies, cultural preferences, and cooking limitations. All these factors may affect the appropriateness of the foods your pantry or feeding program provides.

The first step is to know your population. Do your best to know what issues your neighbors are facing and concerned with. While you do not need to cater to everyone individually, simply getting a collective idea of what your neighbors’ needs are will be extremely helpful.

Overall, as a NTFB Partner Agency, you should try to offer the best variety of nutritious foods available, regardless of health needs. If you are doing your best to provide items that are low in fat, sodium, and sugar and those that are high in fiber, vitamins, and minerals, then you are likely meeting the needs of the majority of your neighbors and contributing to better health.

Unhealthy foods are inevitably available but try to limit the frequency and amount offered to neighbors. All foods can be part of a healthy diet in moderation. It is important to balance out your grocery and menu items with more nutritious options whenever possible.

¿Cómo puedo preparar un paquete saludable de alimentos para una familia?
A nutritious grocery package should include components from different food groups, including grains, fruits, vegetables, protein, and dairy. Refer to the samples of food pantry guidelines in the appendix of this guidebook. These guidelines are personalized based on the MyPlate recommendations on gender, age, and activity level. Calorie levels are listed for each individual and converted to family packages. This takes the guesswork out of knowing whether you are giving too little or too much food and ensures that your neighbors are getting the nutritious food they need to nourish their families. Once you know what items to stock your pantry with, it’s easier to make the appropriate decisions when ordering online from NTFB or purchasing groceries from another source.

If you are an on-site feeding program, what components should be included to create a well-balanced meal?
Use Choose MyPlate (choosemyplate.gov/) to plan your on-site meals. Ideally, half your plate should be fruits and vegetables. Focus on whole fruits and vary your vegetables. The more colorful the better! Be sure to make half your grains whole grains as they are higher in fiber and keep you full longer. Mix up your up your proteins to include beans and peas, unsalted nuts and seeds, eggs, lean meats, and poultry. Don’t forget your dairy. Try to focus on low-fat or fat-free milk/yogurt. You might decide to serve all the items separately or to combine some of them in a casserole. For example, you could serve a chicken drumstick with some rice, broccoli, carrots, and a glass of milk, or you could serve spaghetti with meat sauce along with salad and a glass of milk. In the first meal, all the components are served separately. In the second meal, there are three components in the spaghetti (pasta, tomato sauce, and ground meat) and the other components are served on the side.

La planificación de las comidas puede ser una actividad divertida y creativa. Si se le acaban las ideas, intente buscar en sitios de recetas como hungerandhealth.feedingamerica.org/healthy-recipes/ or visit the Nutrition Services page on NTFB’s website for recipes (ntfb.org/recipes/) and cooking demonstrations (ntfb.org/cookingdemos/).

Why is it important to partner with NTFB to provide nutrition education for your neighbors?
Eliminating hunger takes more than just providing a quick-fix meal. Eliminating hunger requires both short- and long-term solutions including food AND education. Providing nutrition education to low-income neighbors makes a tremendous difference in the quality of their lives.

They learn the life skills needed to cook, shop, and make better food choices, allowing them to feed their families nutritious meals on a budget. NTFB is making an effort to provide quality, nutritious food to those you serve. We also provide ongoing nutrition education classes, workshops, and materials upon request. For our Food Resources Management Courses (Cooking Matters) and for additional workshops or materials, contact the Nutrition Services Team (Nutrition@ntfb.org).

Become a Nudge Pantry.
A Nudge Pantry implements nudge strategies (shelf tags, nutrition education signage, recipe cards, food demonstrations, etc.) at their pantry. For more information on becoming a Nudge Pantry, contact the Nutrition Services Team (Nutrition@ntfb.org).

¿Qué tipo de sitios son elegibles para participar en el programa F4K?
El programa Food 4 Kids está disponible para escuelas primarias o centros de prekínder que actúan como cuidado diario primario para niños hasta el sexto grado. Si bien la mayoría de nuestros sitios son escuelas primarias públicas, otros tipos de sitios también pueden ser elegibles. Por favor contactar Food4Kids@ntfb.org para determinar su elegibilidad.

¿Cómo inscribo mi sitio en el programa?
Por favor contactar Food4Kids@ntfb.org para solicitar información sobre el proceso de inscripción de F4K. Inicialmente, su escuela se colocará en una lista de 'pendientes'. Un miembro del equipo de Programas Infantiles se comunicará con usted cuando tengamos una vacante. Una vez que su sitio esté inscrito, lo contactaremos para que asista a una sesión de capacitación obligatoria.

¿Existen requisitos de elegibilidad para que un niño reciba la mochila?
El programa F4K está diseñado para atender solo a niños con hambre crónica que probablemente no reciban comidas durante el fin de semana. Un niño que participa en el programa gratuito o reducido de la escuela no necesariamente tiene hambre crónica. El coordinador del sitio está a cargo de hacer al niño las preguntas sugeridas en su caja de herramientas si no está seguro de si el niño tiene hambre crónica. Se debe completar un formulario de referencia para cada niño para que puedan participar en el programa. 
 
¿Qué es un coordinador de sitio?
El coordinador del sitio facilita el programa F4K en un sitio en particular y actúa como la persona de contacto principal con el NTFB y el Departamento de Programas Infantiles. 

¿Qué es un kit de herramientas F4K?
El kit de herramientas F4K es la carpeta de capacitación que recibe cada coordinador de sitio al asistir a la capacitación. El kit de herramientas contiene todos los recursos e instrucciones necesarios para facilitar el programa.
 
¿Cómo recibo alimentos para el programa?
A su llegada al campus de NTFB, su pedido será facturado y procesado en el momento de la recogida. Todo lo que se requiere para recibir su comida es su tarjeta de agencia verde con la siguiente información:

• Nombre de agencia
• Número de agencia
• Numero de casos

¿Cuándo y dónde recojo mi pedido?
El lugar de recogida es en el almacén de PFC, en 3677 Mapleshade Lane Plano, TX 75075. 

Las recolecciones se pueden realizar durante estos horarios:

• Lunes a viernes: de 7:00 a. M. A 12:00 p. M. Y de 1:00 p. M. A 3:00 p. M.

Estacionamiento:

• Todas las recolecciones se llevarán a cabo en el lado noroeste del edificio (parte trasera del edificio)
• Tome la segunda entrada de Maplshade Lane, el lado suroeste del edificio
• Ve por el lado del edificio a la izquierda para llegar a la parte de atrás (entrada de la agencia)
• Esté atento a los peatones
• El estacionamiento de la agencia se encuentra junto a la parte trasera del edificio, en los lugares de estacionamiento ubicados frente a las puertas del muelle #22-25
• Regrese a cualquiera de esos lugares; Deje espacio entre su vehículo y el edificio para que le traigan el producto.
• Regístrese con el personal de NTFB a través de la entrada de la agencia

¿Habrá alguien en el NTFB para ayudarme a cargar mi pedido en mi automóvil?
Si bien los empleados de nuestro almacén a menudo están dispuestos a ayudar en todo lo que puedan, no podemos garantizar que haya un empleado disponible para ayudarlo en la recogida. Si no puede cargar su propio vehículo, traiga a alguien para que lo ayude.
 
¿Existe la opción de que nuestros pedidos se entreguen en nuestro sitio?
Actualmente, no ofrecemos entrega. Lo alentamos y le permitimos coordinar las recolecciones grupales con otras escuelas en su distrito si eso es más conveniente para usted.
 
¿Dónde guardo los alimentos una vez que los devuelvo a mi sitio?
Toda la comida debe almacenarse al menos a 6 pulgadas del suelo y en un área donde otros no tengan acceso. Puede ser un armario, una habitación o un armario.
 
¿Qué debo hacer si encuentro comida vencida o dañada en mi pedido?
Si encuentra alimentos caducados o dañados, deséchelos. Además, anote esta pérdida en su informe mensual. Si recibe una gran cantidad de alimentos vencidos o dañados, o si experimenta este problema constantemente, comuníquese con Food4Kids@ntfb.org. Asegúrese de seguir la regla FEFO (primero en caducar, primero en salir) para asegurarse de que el inventario se distribuya correctamente para evitar que los artículos caduquen.
 
¿Cuándo distribuyo la comida a los estudiantes?
Distribuya la comida a sus estudiantes todos los viernes o el último día que los niños asistan en una semana determinada. Es mejor repartir la comida al final del día para que los niños no abran la bolsa ni coman la comida mientras están en la escuela.
 
¿Debo usar las mochilas provistas por NTFB?
No es necesario que use las mochilas provistas por la NTFB, pero debe colocar el saco de comida en algún tipo de bolsa para que no sea visible para los demás. Puede usar la mochila del niño si lo desea, o algún otro tipo de bolso o bolso.
 
¿Tengo que obtener el permiso de los padres antes de distribuir comida a un estudiante?
La NTFB no requiere que obtenga el permiso de los padres. Sin embargo, si decide solicitar el permiso de los padres, envíe la hoja de permiso a casa antes de comenzar a distribuir o durante la primera semana de distribución.
 
¿Qué informes tengo que enviar a la NTFB?
El único informe que su sitio debe enviar al NTFB es su Informe mensual F4K. Este informe se envía en línea y vence el día 5 de cada mes para el mes anterior. 
 
¿Se supervisará mi sitio?
Sí, pero no todos los años. Todas las visitas al sitio se programarán con anticipación y se enviarán correos electrónicos de seguimiento describiendo cualquier acción necesaria que deba tomarse.